.png)
När en medarbetare börjar, byter roll eller slutar behöver ofta flera saker ändras. Abonnemang ska beställas eller avslutas, användare läggas till i telefonväxeln och behörigheter uppdateras.
Om uppgifterna hanteras av olika personer och informationen finns på flera ställen blir det lätt onödigt tidskrävande. Med tydliga rutiner, bättre överblick och rätt stöd kan företag förenkla administrationen kring telefoni och användare.
Varför tar administrationen så mycket tid?
Varje enskild ändring kan verka liten. Någon behöver ett nytt mobilabonnemang, en kollega ska ingå i en svarsgrupp och en tidigare medarbetares nummer behöver tas om hand. Men tillsammans blir uppgifterna många.
Arbetet blir särskilt tidskrävande när det är oklart vem som ansvarar för vad. HR känner till personalförändringen, IT hanterar användarkonton och ekonomi ser fakturorna – men informationen når inte alltid fram till alla berörda.
Det kan leda till att beställningar kommer in för sent, att samma information behöver lämnas flera gånger eller att abonnemang fortsätter att kosta pengar efter att de slutat användas.
Samla information om abonnemang och användare
En bra utgångspunkt är att ha en aktuell översikt över företagets telefoni. Det ska vara enkelt att se vilka abonnemang som finns, vem som använder dem och vilka funktioner som hör till respektive användare.
Översikten kan exempelvis innehålla:
- Medarbetarens namn, avdelning och telefonnummer.
- Operatör och abonnemangstyp.
- Funktioner och tilläggstjänster i telefonväxeln.
- Tillhörighet till svarsgrupper.
- Avtalstider och kostnader.
- Vem som ansvarar för ändringar.
Informationen behöver också hållas uppdaterad. Bestäm därför vem som ska göra ändringar och när de ska registreras. En gemensam lista hjälper bara om den speglar hur verksamheten faktiskt ser ut.
Skapa en rutin när medarbetare börjar
När en ny medarbetare börjar bör telefoni och tillgång till relevanta funktioner ingå i förberedelserna inför första arbetsdagen.
Använd en gemensam beställningsrutin där ansvarig chef lämnar den information som behövs. Det kan handla om startdatum, vilket abonnemang personen behöver, om ett befintligt nummer ska flyttas och vilka svarsgrupper användaren ska ingå i.
Utgå från arbetsuppgifterna. En medarbetare som arbetar med kundservice kan behöva andra funktioner än någon som sällan hanterar inkommande samtal. Tydliga standardval för olika roller gör beställningarna enklare och minskar behovet av kompletterande frågor.
Följ upp när någon byter roll eller slutar
Administrationen slutar inte när en användare har lagts till. När en medarbetare byter arbetsuppgifter kan även abonnemang, behörigheter och inställningar i växeln behöva ändras.
När någon lämnar företaget är det bra att ha en checklista för att:
- Avsluta eller omfördela abonnemang och tilläggstjänster.
- Ta bort användaren från svarsgrupper och relevanta system.
- Hantera telefonnumret enligt företagets rutiner.
- Uppdatera hänvisningar och kontaktuppgifter.
- Säkerställa att kundsamtal når rätt person.
- Uppdatera företagets användaröversikt.
Bestäm också vem som ansvarar för varje moment och när det ska vara klart. Då minskar risken för att uppgifter blir liggande mellan olika avdelningar.
Gör det tydligt vart medarbetarna ska vända sig
Vem kontaktar en medarbetare när mobilen inte fungerar, ett abonnemang behöver ändras eller samtalen hamnar fel?
Om svaret varierar beroende på operatör, tjänst eller kontor kan mycket tid gå åt till att hitta rätt kontakt. En tydlig väg in för frågor och beställningar förenklar både för medarbetarna och för dem som administrerar tjänsterna.
Beskriv gärna vilka ärenden som ska hanteras internt och vilka som ska gå till en extern supportkontakt. Ange också vilken information som behövs, exempelvis telefonnummer, en kort beskrivning av problemet och när det uppstod.
Se över kostnader och tjänster regelbundet
Personalstyrkan och arbetssätten förändras över tid. Därför behöver även företagets telefoni följas upp.
En regelbunden genomgång kan visa om det finns abonnemang som inte längre används, tilläggstjänster som saknar en tydlig funktion eller abonnemang som inte passar användarnas behov.
Jämför gärna fakturorna med den aktuella användaröversikten. Målet är att förstå vad företaget betalar för och se till att tjänsterna motsvarar verksamhetens behov.
Genom att följa upp löpande blir det också enklare att fatta välgrundade beslut inför avtalsförändringar eller nya beställningar.
Förenkla återkommande uppgifter
När rutinerna är tydliga går det att se vilka moment som kan förenklas ytterligare. Börja med sådant som återkommer ofta och kräver mycket manuell hantering.
Ett gemensamt beställningsformulär kan exempelvis minska antalet mejl fram och tillbaka. Standardiserade checklistor kan hjälpa ansvariga att få med alla steg när någon börjar eller slutar. Där systemen har stöd för det kan integrationer och automatiserade flöden minska behovet av att registrera samma information flera gånger.
Det behöver inte vara ett stort projekt. Börja med en uppgift som ofta skapar problem, förbättra rutinen och följ upp om arbetet blivit enklare.
Hur kan Cloudwiser hjälpa?
Cloudwiser hjälper företag att förenkla hanteringen av telefoni och kommunikationsteknik. Vi finns med från rådgivning och val av tjänster till implementation, support och löpande uppföljning.
Tillsammans ser vi över hur er telefoni fungerar i vardagen, vilka behov olika användare har och var administrationen tar onödigt mycket tid. Utifrån det kan vi hjälpa er att hitta ett upplägg som passar verksamheten och ge stöd när behoven förändras.
Vill ni få bättre överblick och lägga mindre tid på administration kring telefoni och användare? Kontakta oss på Cloudwiser, så går vi igenom hur ni arbetar idag och vilket stöd ni behöver.
