.png)
När en ny medarbetare börjar behöver rätt utrustning finnas på plats. När någon slutar behöver samma utrustning lämnas tillbaka och tas om hand. Det låter enkelt, men utan tydliga rutiner kan både beställningar, återlämning och uppdateringar av register bli missade.
Med ett strukturerat arbetssätt för onboarding och offboarding får företaget bättre kontroll över mobiler, datorer och tillbehör. Det underlättar för medarbetarna och minskar administrationen för chefer, HR och IT.
Vad innebär onboarding och offboarding av IT-utrustning?
Onboarding av IT-utrustning innebär att förbereda och lämna ut de enheter och tillbehör som en ny medarbetare behöver. Det kan omfatta beställning, konfiguration och registrering av exempelvis en dator, mobiltelefon, skärm och headset.
Offboarding innebär att hantera utrustningen när en medarbetare slutar. Enheterna behöver samlas in, registreras som återlämnade och bedömas inför återanvändning, reparation eller återvinning. Företaget behöver också ha rutiner för att hantera information och avsluta åtkomst till system.
Utrustningen är alltså en del av en större process där HR, IT och ansvarig chef behöver samarbeta.
Vanliga problem när rutiner saknas
När information finns i separata kalkylblad, mejltrådar och beställningssystem blir det svårt att få en samlad bild. Företaget kan exempelvis sakna uppgifter om vem som använder en viss dator eller vilka tillbehör som ska lämnas tillbaka.
Det kan leda till att:
- Nya medarbetare får vänta på utrustning.
- Beställningar görs trots att lämpliga enheter redan finns tillgängliga.
- Mobiler och datorer blir liggande efter att någon har slutat.
- Abonnemang och andra kostnader fortsätter utan att någon följer upp dem.
- HR och IT behöver lägga tid på att leta efter samma information.
Tydliga rutiner gör det enklare att upptäcka sådana luckor och fördela ansvaret.
Så förbereder ni utrustningen inför en ny medarbetare
En bra onboarding börjar före den första arbetsdagen. Utgå från vad medarbetaren behöver i sin roll och bestäm vem som ansvarar för varje moment.
1. Definiera utrustningen för olika roller
Alla medarbetare behöver inte samma dator, mobil eller tillbehör. Ett standardiserat sortiment för olika roller kan förenkla beställningarna och göra kostnaderna lättare att planera.
Det bör samtidigt finnas möjlighet att hantera särskilda behov, exempelvis andra prestandakrav eller anpassad utrustning.
2. Kontrollera vad som redan finns
Innan ni beställer nytt bör ni kontrollera om det finns återlämnad utrustning som kan användas igen. Bedöm enhetens skick och se till att den förbereds enligt företagets IT-rutiner.
3. Beställ och förbered i god tid
Sätt en tydlig tidsgräns för när HR eller ansvarig chef behöver meddela IT om en nyanställning. Då finns bättre förutsättningar att hinna beställa, konfigurera och leverera utrustningen.
4. Registrera vad som lämnas ut
Koppla utrustningen till rätt medarbetare. Registrera exempelvis enhetens modell, serienummer, utlämningsdatum och tillhörande tillbehör.
Medarbetaren bör också få tydlig information om support, användning och vad som gäller vid återlämning.
Så hanterar ni utrustningen när någon slutar
Offboarding behöver planeras innan den sista arbetsdagen. En gemensam checklista hjälper berörda personer att följa upp vad som är klart och vad som återstår.
Checklistan kan omfatta att:
- Ta fram en lista över medarbetarens registrerade utrustning.
- Bestämma när, var och hur utrustningen ska lämnas tillbaka.
- Ordna returfrakt om medarbetaren arbetar på distans.
- Bekräfta återlämningen och kontrollera enheternas skick.
- Samordna avslut av konton och behörigheter med IT.
- Följa upp abonnemang och tjänster som är kopplade till medarbetaren.
- Hantera företagets information och förbereda enheterna enligt fastställda IT-rutiner.
- Uppdatera registret med utrustningens nya status.
Skilj på att en enhet är återlämnad och att den är redo för nästa användare. En dator kan vara tillbaka på kontoret men fortfarande behöva kontrolleras och förberedas.
Hur hjälper Asset Management?
Asset Management innebär att hålla ordning på företagets tekniska tillgångar under hela deras livscykel. Vid onboarding och offboarding blir det särskilt värdefullt att kunna se vilka enheter som finns, vem som använder dem och vilka som är tillgängliga.
En samlad överblick kan göra det enklare att följa utrustningen från beställning till återlämning och nästa användare. Den ger också ett bättre underlag för att planera inköp och byten.
Ett system ersätter däremot inte tydliga ansvarsområden. Företaget behöver fortfarande bestämma vem som beställer, lämnar ut, tar emot och uppdaterar informationen.
Börja med ansvar och en gemensam checklista
För företag som vill förbättra arbetssättet är ett bra första steg att kartlägga hur processen fungerar idag.
Vem får information om att någon börjar eller slutar? Hur vet ni vilken utrustning personen har? Vem kontrollerar att allt har lämnats tillbaka?
Utifrån svaren kan ni skapa en gemensam checklista och ett register över utrustningen. Därefter blir det lättare att bedöma vilka delar som behöver systemstöd och vilka moment som kan automatiseras.
Så kan Cloudwiser hjälpa er
Cloudwiser hjälper företag att samla administrationen av mobiler, datorer, abonnemang och annan utrustning. Stödet omfattar hela livscykeln, från inköp och konfiguration till support, återtag och återvinning.
Med standardiserade produktval och en samlad överblick blir det enklare att hantera utrustning när medarbetare börjar, byter roll eller slutar. Integrationer med exempelvis HR-system kan också minska dubbelarbete och hjälpa till att hålla informationen uppdaterad.
Läs mer om Asset Management för företag och hur Cloudwiser kan hjälpa er att förenkla hanteringen av företagets utrustning.
Vanliga frågor om onboarding och offboarding
Vad är skillnaden mellan onboarding och offboarding?
Onboarding handlar om att ge en ny medarbetare rätt förutsättningar att börja arbeta, bland annat genom att förbereda utrustning och åtkomst. Offboarding handlar om att avsluta anställningen strukturerat, exempelvis genom att samla in utrustning och avsluta behörigheter.
Vem ansvarar för mobiler och datorer när någon slutar?
Ansvarsfördelningen varierar mellan företag. HR eller ansvarig chef kan meddela att någon ska sluta, medan IT ansvarar för teknisk hantering. Det viktiga är att varje moment har en tydlig ansvarig och att återlämningen följs upp.
Kan återlämnade mobiler och datorer användas igen?
Ja, om utrustningens skick och prestanda passar nästa användares behov. Innan den lämnas ut behöver den kontrolleras och förberedas enligt företagets rutiner för information och IT-säkerhet.
Behöver mindre företag ett system för Asset Management?
Det beror på mängden utrustning och hur mycket administration den skapar. Ett enkelt register kan räcka i början. När fler personer, enheter och förändringar ska hanteras kan ett gemensamt system göra arbetet lättare att följa upp.
