.png)
Företag använder ofta många olika typer av teknisk utrustning. Det kan handla om mobiltelefoner, datorer, surfplattor, tillbehör och annan hårdvara som delas ut till medarbetarna.
När verksamheten växer blir det lätt svårt att hålla reda på vem som har vilken enhet, när utrustningen köptes in, vilka avtal som gäller och när det är dags att byta ut den. Med Asset Management kan informationen samlas och hanteras på ett mer strukturerat sätt.
Vad är Asset Management?
Asset Management innebär att företag registrerar, följer och hanterar sina tekniska tillgångar under hela deras livscykel.
En tillgång kan exempelvis vara:
- en mobiltelefon
- en dator
- en surfplatta
- en skärm
- ett headset
- ett SIM-kort
- annan teknisk utrustning som används i verksamheten
I ett Asset Management-system kan företaget samla information om varje enhet. Det kan vara uppgifter om modell, serienummer, inköpsdatum, garanti, kostnad, användare och nuvarande status.
Målet är att skapa en tydlig överblick och göra det enklare att hantera utrustningen från inköp och leverans till återanvändning eller avveckling.
Varför behöver företag kontroll över sina IT-tillgångar?
När information om företagets utrustning hanteras i kalkylblad, mejl och separata system blir administrationen ofta både tidskrävande och osäker.
Det kan exempelvis vara svårt att svara på frågor som:
- Vilken dator eller mobiltelefon har en viss medarbetare?
- Hur gammal är utrustningen?
- När löper garantin ut?
- Finns det enheter som inte längre används?
- Vilka abonnemang är kopplade till olika enheter?
- Vilken utrustning ska lämnas tillbaka när någon slutar?
Bristande överblick kan leda till onödiga inköp, utrustning som försvinner och kostnader för tjänster som inte längre används. Det kan även skapa säkerhetsrisker om enheter inte återlämnas, raderas eller avregistreras på rätt sätt.
Hantering under hela livscykeln
Asset Management omfattar mer än att bara registrera vilka enheter företaget äger. En väl fungerande hantering följer utrustningen genom hela livscykeln.
Planering och inköp
Företaget behöver först avgöra vilken utrustning som ska köpas in och vilka krav olika roller har.
Alla medarbetare behöver inte samma typ av mobiltelefon eller dator. Genom att skapa tydliga produktstandarder blir det lättare att välja rätt utrustning och undvika onödigt dyra inköp.
Beställning och leverans
Beställningar kan kopplas till rätt användare, kostnadsställe eller avdelning. Informationen registreras redan när utrustningen köps in, vilket minskar behovet av manuell administration senare.
Enheter kan i vissa fall också förberedas och registreras i företagets IT-miljö innan de når medarbetaren.
Användning och support
Under användningstiden behöver företaget kunna se vem som ansvarar för enheten, vilka avtal som gäller och om utrustningen har reparerats eller bytts ut.
Om en medarbetare får problem med sin utrustning blir det enklare för supporten att snabbt hitta rätt information.
Återlämning och återanvändning
När en medarbetare byter roll eller slutar behöver utrustningen lämnas tillbaka. En tydlig process minskar risken för att enheter och tillbehör blir kvar hos tidigare användare.
Utrustning som fortfarande fungerar kan raderas, kontrolleras och tilldelas en annan medarbetare. Det kan minska behovet av nya inköp.
Avveckling och återvinning
När utrustningen inte längre kan användas behöver den avvecklas på ett säkert sätt. Företagsinformation ska raderas och enheten bör återvinnas eller säljas vidare genom en kontrollerad process.
Genom att dokumentera avvecklingen kan företaget säkerställa att enheten inte längre finns kvar i organisationens register och system.
Vilka fördelar kan Asset Management ge?
Bättre ekonomisk kontroll
En samlad överblick gör det enklare att se vilka enheter företaget har och hur de används. Det minskar risken för dubbla inköp och onödiga kostnader.
Företaget kan också planera framtida investeringar utifrån utrustningens ålder, skick och förväntade livslängd.
Mindre administration
När informationen finns samlad behöver medarbetarna inte söka i olika dokument, mejl och system. Beställningar, leveranser, byten och återlämningar kan hanteras genom tydligare processer.
Förbättrad säkerhet
Företaget får bättre kontroll över vilka enheter som har tillgång till verksamhetens information. Det blir även enklare att följa upp förlorade enheter och säkerställa att utrustning återlämnas när en anställning avslutas.
Smidigare introduktion av nya medarbetare
När en ny medarbetare börjar kan rätt utrustning beställas, förberedas och kopplas till användaren i förväg. Det gör att medarbetaren snabbare kan komma igång med sitt arbete.
Mer hållbar användning
Genom att återanvända fungerande utrustning och planera byten utifrån verkliga behov kan företaget förlänga enheternas livslängd.
En strukturerad process för återtag, vidareförsäljning och återvinning bidrar också till en mer hållbar hantering.
Asset Management och Mobile Device Management
Asset Management och Mobile Device Management, ofta förkortat MDM, fyller olika funktioner men kan användas tillsammans.
Asset Management ger framför allt en administrativ och ekonomisk överblick över utrustningen. Företaget kan se vem som har enheten, när den köptes in och vilken status den har.
MDM används för att administrera och skydda enheterna tekniskt. Det kan bland annat handla om att:
- installera appar och inställningar
- tillämpa företagets säkerhetsregler
- separera arbetsrelaterad och privat information
- låsa eller radera en borttappad enhet
- hantera uppdateringar
Tillsammans ger systemen bättre kontroll över både själva utrustningen och den information som finns på den.
Automatisk registrering förenklar hanteringen
För kompatibla enheter kan automatisk registrering användas för att ansluta utrustningen till företagets IT-miljö.
Det kan exempelvis göras genom:
- Apple Business Manager
- Samsung Knox Mobile Enrollment
- Windows Autopilot
När en ny enhet startas kan rätt inställningar, appar och säkerhetskrav tillämpas automatiskt. Medarbetaren behöver inte lämna in enheten till IT-avdelningen för manuell installation.
Det förenklar leveransen och är särskilt användbart för företag med medarbetare på flera kontor eller som arbetar på distans.
Vad bör företag tänka på inför ett införande?
Kartlägg den nuvarande utrustningen
Börja med att dokumentera vilka typer av enheter som finns, hur de köps in och var informationen lagras i dag.
Det ger en bild av vilka problem som behöver lösas och vilken information som ska samlas i systemet.
Bestäm vem som ansvarar för informationen
Ett register är bara användbart om uppgifterna hålls aktuella. Företaget behöver därför bestämma vem som ansvarar för att registrera inköp, byten, återlämningar och avvecklingar.
Skapa tydliga processer
Bestäm hur utrustningen ska hanteras när en medarbetare börjar, byter roll eller slutar. Processerna bör även omfatta trasiga, borttappade och utbytta enheter.
Integrera med befintliga system
Asset Management kan bli mer effektivt om informationen kopplas samman med exempelvis HR-system, ekonomisystem, MDM och företagets webbshop.
När information kan överföras automatiskt minskar behovet av dubbelregistrering och manuellt arbete.
Börja på en rimlig nivå
Företaget behöver inte registrera varje kabel och mindre tillbehör från början. Börja med de tillgångar som har störst ekonomiskt värde eller innebär störst säkerhetsrisk.
Arbetssättet kan sedan utvecklas när grundstrukturen fungerar.
Så kan Cloudwiser hjälpa er med Asset Management
Cloudwiser hjälper företag att skapa bättre kontroll över mobiler, datorer och annan teknisk utrustning.
Vi kan hjälpa till med att kartlägga den befintliga hanteringen, identifiera behov och välja teknik som passar verksamhetens arbetssätt. Det kan bland annat omfatta beställning, lagerhantering, användarregistrering, automatisk konfigurering, support, återtag och återvinning.
Via Cloudwisers webbshop får företag tillgång till mobiler, datorer, tillbehör och andra IT-produkter från flera distributörer. För kompatibla enheter kan vi även hjälpa till med automatisk registrering i exempelvis Apple Business Manager, Samsung Knox och Windows Autopilot.
Målet är att skapa ett tydligare flöde från inköp och leverans till återanvändning eller avveckling.
Läs mer om Asset Management för företag
Vanliga frågor om Asset Management
Vilka typer av utrustning kan hanteras?
Det kan exempelvis vara mobiltelefoner, datorer, surfplattor, skärmar, headset, SIM-kort och annan teknisk utrustning som används i verksamheten.
Passar Asset Management mindre företag?
Ja. Även ett mindre företag kan ha nytta av en samlad överblick, särskilt om utrustningen hanteras av flera personer eller om medarbetarna arbetar från olika platser.
Behöver företaget byta alla befintliga system?
Inte nödvändigtvis. En Asset Management-lösning kan ofta integreras med befintliga system och arbetssätt. Vilka möjligheter som finns beror på de system som används i dag.
Vad händer med utrustningen när en medarbetare slutar?
Utrustningen bör återlämnas, registreras och kontrolleras. Därefter kan den raderas och återanvändas, säljas vidare eller återvinnas beroende på skick och företagets rutiner.
Vad är skillnaden mellan Asset Management och MDM?
Asset Management ger kontroll över ägande, användare, kostnader och enhetens livscykel. MDM används för att konfigurera och skydda enheten tekniskt. De två funktionerna kompletterar varandra.
